قبل از شروع هر چیزی بهتر است تعریف مختصری از موارد مطرح در این حوزه داشته باشیم: • اتوماسیون اداری: راهکاری درباره گردش نامه ها «مکاتبات» داخلی یک سازمان است. • BPMS: نرم افزاری برای گردش فرم ها براساس فرآیندهای موجود در سازمان می باشد.

بهترین توصیه به سازمان هایی که قصد خرید یک نرم افزار برای سامان بخشیدن به گردش های کاری خود دارند، توجه به دو نکته کلیدی می باشد: توجه به ابعاد سازمانی: تعیین اسکوپ سازمان (کوچک، متوسط، بزرگ) میزان بلوغ سازمانی: مقدار نفوذ و زیرساخت های یک سازمان برای مدیریت فرآیندها

گاهی انتخاب بین دو راهکار ERP و BPMS برای مدیران عملی سخت و عذاب آور است. آنها نمی دانند کدام راهکار، مناسب احوال سازمان متبوعشان است. مشاوره های متفاوت و حق به جانب فروشندگان، فضایی بدبینانه برای آنها رقم می زند.