ERP چگونه قادر است عملکرد تجاری یک شرکت یا سازمان را بهبود بخشد ؟ بطور کلی هدف اصلی و اولیه ERP آن است که فرآیند دریافت سفارش از مشتری ( در بخش صنعت یا خدمات )و پردازش آن تا مرحله نهایی را بهبود بخشد . بعنوان مثال وقتی یک سفارش رسیده از سوی مشتری( و یا یک نفر مراجعه کننده به یکی از حوزه های شهرداری)  وارد سیستمERP میگردد ، همه اطلاعات لازم جهت تکمیل و ارائه این سفارش (یا نیاز شهروند)، در آن موجود میباشد . اطلاعات مربوط به اینکه آیا مشتری سفارش دهنده ، اعتبار کافی نزد شرکت یا سازمان را دارد یا خیر ، از ماژول مالی بدست میآید و به همین ترتیب اطلاعات لازم در مورد سطح موجودی انبار کالا و مواد اولیه مربوط به این سفارش ، از ماژول انبار استخراج میگردد . با بکارگیری این سیستم ، کاربران تنها وارد کننده داده و اطلاعات به سیستم نیستند بلکه آنها از این پس وظیفه سنگینی را بر عهده خواهند داشت زیرا در مورد سئوالاتی از قبیل اینکه "آیا مشتری حاضر بموقع بدهی خود را بابت سفارش دریافتی خود خواهد پرداخت؟" ، "آیا ما قادر خواهیم بود بموقع سفارش مورد نظر را تحویل مشتری دهیم ؟" و سئولاتی از این قبیل ، کاربران سیستم باید بتوانند سریعا تصمیم گیری لازم را انجام دهند واین تصمیمات بر روی کل فرایند ERP تاثیر گذار خواهد بود . بعلاوه سایر کاربران در بخشهای دیگر نیز لازم است اطلاعات را بروز وارد سیستم نمایند . بعنوان مثال اگر مسئول سیستم انبار در مورد سطح موجودی انبار اشتباهی مرتکب شود ، شرکت ممکن است بسیاری از مشتریان خود را بدلیل اطلاعات نادرست درمورد کافی نبودن میزان موجودی ، از دست بدهد.

یک پروژه ERP چه مدت بطول میانجامد ؟ در شرکتها سازمانهای  کوچک و آنهایی که فقط بخشی از ماژولهای ERP را خریداری و راه اندازی میکنند ، این پروژه ممکن است حدود شش ماه یا کمتر بطول انجامد ولی برای شرکتها یا سازمانهای بزرگ و آنهایی که تمایل دارند این پروژه را بطور کاملتر به اجرا گذارند ، به این دلیل که نیاز به تغییر در بخشهای مختلف سازمان متناسب با بسته نرم افزاریERP وجود دارد ، اجرای این پروژه بطور میانگین بین یک تا پنج سال بطول میانجامد .

بکارگیریERP برای یک کسب و کار چه مزیتهایی رامیتواند به همراه داشته باشد ؟ بطور کلی مزایای عمده پیاده سازی سیستمهایERP در شرکتها را میتوان بصورت زیر بر شمرد :

• الف ) یکپارچه سازی اطلاعات : بر خلاف سیستهای دیگر که ممکن است هر یک از بخشهای مالی، فروش ، تولید و ... گزارشهای ضد و نقیضی در مورد فعالیتها و سهم خود در افزایش میزان درآمد شرکت ارائه دهند ،ERP به شرکت کمک خواهد کرد که اطلاعات مورد نظر را بصورت جامع و کامل از یک سیستم بدست آورد .
• ب ) یکپارچگی اطلاعات در مورد نیازهای  مشتریان : ERP کمک خواهد کرد تا سفارشات و نیازهای مشتریان از زمان دریافت سفارش یا اعلام نیاز یا مراجعه  ، دریافت مواد اولیه از تامین کنندگان کالا برای تولید آن سفارش تا تحویل کالای تولید شده به مشتری و دریافت وجه آن بطور یکپارچه در یک سیستم نگهداری شود و به این ترتیب شرکتها قادرند براحتی سفارشات را ردیابی کنند و هماهنگی لازم بین بخشهای مختلف شرکت را ایجاد نمایند .
• ج ) استاندارد سازی و سرعت بخشیدن به فرآیند تولید : سیستمهایERP با استاندارد سازی فرایندهاو استفاده از یک سیستم کامپیوتری منسجم باعث صرفه جویی در زمان و افزایش بهره وری خواهند شد.
• د ) کاهش موجودی انبار : ERP با بهینه سازی فرآیند انجام کار ، باعث کاهش گلوگاهها و رفع موانع احتمالی در مسیر انجام بسیاری از فرآیندها شده و باعث سبکتر شده حجم انبار داده ها می شود. به بیان دیگر ERP توانایی مدیریت زنجیره عرضه محصول ( Supply Chain Management ) را نیز فراهم میسازد .
• ه ) استاندارد سازی اطلاعات مربوط به منابع انسانی شرکت ، صرفه جویی در زمان و جلوگیری از دوباره کاری

 آیا ERP با فرایندهای موجود در شرکت یا سازمان  تطابق دارد یا خیر؟ نکته مهمی که در اجرا و پیاده سازی یک سیستمERP باید مد نظر قرار گیرد آن است که آیا این مجموعه نرم افزاری با وضع موجود شرکت خریدار نرم افزار ، تطابق دارد با نه ؟ این یکی از دلایل مهمی است که در روند اجرای فرآیند ERP در شرکتهای خریدار ، اختلال ایجاد میکند و باعث میشود گاها در اجرای پروژه چند میلیون دلاری ERP وقفه ایجاد شود . در چنین شرایطی دو راه وجود دارد: یا اینکه شرکت خریدار باید فرایندهای موجود خود را تغییر داده و مطابق با سیستم ERP سازد و یا بسته نرم افزاری موجود باید بر اساس شرایط خاص آن شرکت تغییر داده شود . در حالت اول تغییرات عمده ای در مسئولیتها ، نحوه کار ، وظایف پرسنل و روشهای انجام کار و ... ایجاد میگردد و به عبارتی لازم است فرآیند مهندسی مجدد ( Reengineering ) در سطح شرکت اجرا شود. در حالت دوم نیز احتمال بروز مشکلات ( BUGS ) در نرم افزار افزایش می یابد و بعلاوه اشکالات خاصی را در بروزرسانی نرم افزار ( UPGRADING ) در نسخه های بعدی ایجاد خواهد کرد زیرا نسخه های بعدی نیز باید بصورت خاص و سفارشی تولید شوند.

ERP چه نوع هزینه هایی میتواند به همراه داشته باشد؟

1. هزینه های آموزش : از آنجا که کارکنان در بخشهای مختلف شرکت با یک سیستم یکپارچه کار میکنند ، لازم است درک بیشتری از فعالیتها و فرایندهای موجود در سایر بخشها نیز پیدا کنند . زیرا هر داده ای که آنها وارد سیستم میکنند بر روی کل سیستم اثر گذار خواهد بود . بنابراین باید ارتباط بین بخشهای مختلف شرکت از طریق این سیستم برای کاربران کاملا تشریح گردد . علاوه بر این ، برنامه ای برای آموزش شکل ظاهری ( INTERFACE ) سیستم نیز باید تدارک دیده شود.
2. هزینه یکپارچگی و تست نرم افزارها :برای حصول اطمینان از روند صحیح اجرای فعالیتها ، باید ارتباط بین نرم افزارهای ERP با یکدیگر و احتمالا با سایر نرم افزارهای بکاررفته در شرکت مورد توجه قرار گیرد که این کار مستلزم هزینه هایی خواهد بود . به عنوان مثال یک شرکت تولیدی ممکن است نرم افزارهای جانبی برای تجارت الکترونیکی ، سیستم بارکد و سایر سیستمهای مورد استفاده خود نیز داشته باشد. بنابر این لازم است ارتباط درست و حساب شده ای بین این نرم افزارها و بسته نرم افزاری ERP برقرار شده باشد .
3. سفارشی کردن نرم افزارها ( Customization ) : این کار در مواقعی انجام میشود که یکی یا چند مورد از نرم افزارهای ERP نتواند با شرایط کاری و فرایندهای موجود شرکت خریدار تطابق داده شود و بنابراین ضروری بنظر میرسد که نرم افزار مزبور بر اساس شرایط خاص آن شرکت باز سازی شود.
4. تبدیل داده ها ( Data Conversion ) : بطور یقین تبدیل و انتقال داده ها و اطلاعات مربوط به مشتریان ، کالاها ، عرضه کنندگان ، طرفهای تجاری و... از سیستم مورد استفاده قبلی به سیستم جدید مبتنی بر ERP ، مستلزم هزینه هایی خواهد بود.
5. مدت زمان بازگشت سرمایه (ROI) : اغلب شرکتها انتظار دارند پس از نصب و راه اندازیERP بتوانند منافع مورد نظر خود را سریعا از این سیستم کسب کنند ولی چنین امری در بدو امر امکان پذیر نیست و لازم است مدت زمانی از نصب و اجرای سیستم ، گذشته باشد و بهبودهایی در فرآیند موجود نیز حاصل شده باشد تا زمان بازدهی این پروژه آغاز گردد.

چه عواملی اغلب باعث ناکامی در اجرای پروژه ERP میگردد؟ تجربه نشان داده است که مهمترین عامل ناکامی در پیاده سازی و اجرای این پروژه ، کارکنان و پرسنل استفاده کننده از نرم افزارها در بخشهای مختلف شرکت میباشند . اگر آنها نپذیرند که ERP روند اجرای کارها و فعالیتهای آنها را نسبت به سیستمهای قبلی بهبود میبخشد ، در برابر اجرای آن مقاومت نشان میدهند و آن را با شکست مواجه میکنند . بنابراین اجرای مدیریت تغییر که از مباحث عمده در مدیریت بشمار میرود قادر است روند این ناکامی و شکست را متوقف سازد.

ERP چگونه با تجارت الکترونیکی تطابق پیدا میکند؟ همانگونه که کاربران سیستمهای مختلف در بخشهای متنوع شرکت از سیستم یکپارچه ERP استفاده میکنند و نیازهای خود را از طریق آن برآورده میسازند ، دو گروه عمده دیگر یعنی مشتریان ( Customers ) و عرضه کنندگان ( Suppliers ) که در خارج از محدوده شرکت فعالیت میکنند ، نیز نیازمند دسترسی به یکسری از اطلاعات موجود در سیستمERP از قبیل میزان سفارشات ، سطح موجودیها و... میباشند . پس لازم است دو کانال جدید برای این دو گروه ایجاد شده و امکان دسترسی آنان را به بخشی از اطلاعات مورد نیاز فراهم سازیم . این کار امروزه از طریق تجارت الکترونیکی ( Electronic Commerce ) امکان پذیر خواهد بود که در مورد مشتریان بحث B2C و در مورد عرضه کنندگان ، بحث B2B مطرح میشود . با توجه با آنچه گفته شد ، لازم است بسته نرم افزاری ERP بتواند ارتباط مناسبی با Web برقرار ساخته و از این طریق امکان استفاده و بکارگیری تجارت الکترونیکی را نیز در شرکت فراهم سازد . ازآنجا که اینترنت هیچگاه با توقف مواجه نمیشود و دائما در حال تغییر است ، در مواقعی که لازم است اصلاحات ، نگهداری و بروز رسانی درسیستمERP انجام شود ، فعالیت وب سایت شرکت نیز متوقف خواهد شد . پس لازم است با انعطاف پذیری مناسبی که بین ERP و وب سایت شرکت صورت میپذیرد ، ترتیبی اتخاذ شود که برنامه های کاربردی تجارت الکترونیکی در مواقعی که ERP متوقف شده است ، همچنان به فعالیت خود ادامه دهند .

برای حل این مشکل از نرم افزاری استفاده میشود که قادر است اطلاعات مورد نیاز را از ERP بدست آورده و به عنوان یک مترجم این اطلاعات را به یک فرمت قابل درک در تجارت الکترونیکی و سایر برنامه های کاربردی تبدیل کند .