سیستم مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS) چیست ؟ داده کاوان
BPMS مخفف عبارت Business Process Management System است. ابزارهای BPMS در واقع بر اساس نمادهای BPMN عمل میکنند بدین صورت که مدلهایی که بر اساس علائم و نمادهای BPMN ساخته شدند را گام به گام تا رسیدن به گام اجرایی پیاده سازی میکنند. بدین صورت که پس از طراحی مدل BPMN در گام بعدی مدل داده‌ای و فیلدهای لازم برای کاربرد در فرایند را طراحی میکنند. در بخش بعد فرمها و قوانین تجاری موجود در فرایند باید طراحی شوند و در نهایت گام آخر اجرا کنندگان فرایند مشخص می‌شود.
نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) مجموعه ای از ابزارهای نرم افزاری است که به تسهیل مقدمات BPM کمک می کند. در یک بستر BPM، ابزارهایی برای کمک به تمامی فازهای چرخه عمر BPM وجود دارند: طراحی، مدلسازی، اجرا، نظارت و بهینه سازی.
برای فاز طراحی و مدل سازی، ابزارهای BPM نگاشت بصری و مستند سازی فرآیندها را فراهم می آورند که می تواند به درک وضعیت فرآیند فعلی کمک کند و سپس می تواند آن دانش را درون سازمان مخابره نماید. برخی امکانات تحلیل و شبیه سازی اضافی پیشنهاد می کنند که می تواند در تحلیل فرآیندها برای هدف شناسایی فرصت های بهبود، کمک کند.
در حالی که بدون اتوماسیون به طور قطع می توانید فرآیندی را بهبود دهید، سیستم های BPMS نیز به طور کلی برای اتوماسیون فرآیندها به عنوان بخشی از فازهای اجرا، نظارت و بهینه سازی استفاده می شود. ابزارهای BPMS می تواند برای ایجاد برنامه های کاربردی کاملاً جدید، تبدیل فرآیندهای کاغذی به بدون کاغذ یا غیرسازمانی،ترقی یا نوین کردن سیستم های کسب و کار موجود استفاده شود. آنها می توانند اطلاعات را استخراج، قالب بندی و توزیع کنند و آن اطلاعات را مطابق گام های فرآیند کسب و کار و سیاست ها و قواعد کسب و کار بین سیستم ها و افراد مسیردهی کنند. این امر به تقویت رویه های کاری و خط زمانی استاندارد و همچنین ردگیری فعالیت های کاری و معیارها کمک می کند. سیستم های BPMS شامل جریان کاری، فرم های الکترونیکی، مشخصه های هشدار دهی و پرتال کاری کاربر(صندوق های ورودی، نمایشگرهای زمان واقعی، گزارش گیری و دشبوردها) است. بیشتر آنها برخی انواع موتور قواعد کسب و کار و قابلیت های یکپارچگی سیستم و موزون کردن خدمت را شامل می شوند.
محدوده اینکه چه چیزی به عنوان ابزار BPM دسته بندی و لحاظ می شود در طی سالیان تغییر کرده و بسط یافته است. ریشه های آن در جریان کاری و قابلیت کنترل و تقویت جابجایی اسناد و اطلاعات نهفته است.
اما، همانطور که بازار نمو یافته، مدیریت فرآیندهای کسب و کار هم از BPM به (مجموعه برنامه)BPMS تغییر کرده است که منجر به قابلیت های بیشتری در حوزه تحلیل فرآیند و موزون سازی خدمت( یکپارچگی مبتنی بر سرویس های وب) به 2013BPM شده است که به عنوان iBPM( BPM هوشمند) تعریف می شود . برخی منتقدین با برخی توجیهات می گویند محدوده اینکه اکنون زیر چتر BPM چه چیزهایی شامل شده، برای خود هیولایی گردیده است. ما انتظار داریم که در طی زمان، یکپارچگی بهتر این اجزای افزوده به فراهم کردن محیط های شفاف تر، کاربرد پسند تر برای کاربر نهایی متمایل خواهد شد.
همانطور که به وسیله نمودار زیر می توانید ببینید، همچنانکه فروشندگان نرم افزار به دنبال فراهم کردن قابلیت های جامع و کامل در هر حوزه مرکزی هستند و با تکامل فناوری تطابق می یابند، اجزای مرکزی به توسعه ادامه می دهند. این امر از طریق فراگیری و همچنین از طریق تلاش های توسعه ای داخلی اداره می شود. نتیجه این است که اکنون بازار پیشنهاداتی دارد که محدوده ای از فقط اجزای مرکزی تا «همه چیز» را در بردارد.
BPMS نرم افزاری است که با در اختیار قراردادن یک محیط گرافیکی شما را قادر می سازد با کمترین دانش برنامه نویسی اقدام به مکانیزاسیون، یکپارچگی و بهبود فرآیندهای جاری سازمان خود نمایید. به عبارتی BPMS ابزاری برای تولید نرم افزارهای اختصاصی یک شرکت توسط خودش می باشد.
سازمان ها در گذشته به دلیل تعداد زیاد نرم افزارهای کاربردی خود دچار معضل سیستم های جزیره ای می شدند. با گذشت زمان و شکل گیری ایدهء نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS)، متخصصان پی بردند می توان با صرف هزینه و زمان بسیار کم اقدام به تولید سیستمی یکپارچه از تمامی نرم افزارها موجود سازمان بنمایند.
ارزش های افزودهء حاصل از BPMS های واقعی باعث شده که هیچ سازمانی نتواند به سادگی از آن چشم پوشی کند:
- نرم افزاری برای تولید کم هزینه نرم افزارهای اختصاصی مورد نیاز، توسط خود شرکت
- خودکارسازی انجام فرآیندها بر اساس قوانین تجاری
- مکانیزاسیون و حذف وظایف تکراری پرسنل
- اخذ تصمیمات هوشمندانه بصورت مکانیزه
- نظارت بر عملکرد پرسنل و جریان کارها
- اتصال یکپارچه و امکان مدیریت بر کلیه نرم افزارهای سازمان
- گزارشگیری پیشرفته و شناسایی گلگوگاه های مشکل آفرین در فرایندها
- افزایش سرعت گردش کار و در طبع آن افزایش رضایت مشتریان و پرسنل
- قابلیت به روزرسانی و ایجاد فرآیندهای جدید در کمترین زمان
- حذف کاغذ و هزینه های بایگانی متعاقب آن
- و…
هر پروژه BPMS دارای مراحل شش گانه ای است که از طریق متخصصان تحلیل گر و IT و عموماً به کمک مشاوران شرکت های تولید کنندهء نرم افزار پیاده سازی می شود :
- طراحی مدل فرآیند : طراحی گرافیکی جریان کار و مراحل انجام آن
- طراحی مدل داده: تعیین نحوه ذخیره سازی داده های موجود در فرایندها و سیستم ها در دیتابیس
- طراحی فرم ها: نحوهء نمایش داده ها به کاربران سیستم
- طراحی قوانین تجاری: تعیین شروط، قوانین و تصمیم گیری های کسب و کار جهت خودکار انجام شدن توسط سیستم
- تعریف مجریان فرآیند: تعیین اشخاص برای انجام هر مرحله از فرآیند
- یکپارچه سازی: برقراری ارتباط با سایر نرم افزارها و فرآیندهای سازمان جهت تبادل داده ها در مراحل مختلف به طور ساختار یافته
به طور خلاصه شما می توانید به کمک BPMS کارهای زیر را انجام دهید:
- تولید نرم افزارهای تخصصی مورد نیاز شرکت توسط خودش با صرف 30% زمان و هزینه معمول تولید نرم افزار
- یکپارچه سازی تمام نرم افزارهای سازمان به طور ساخت یافته
- مدیریت فرایند های سازمان(BPM) به صورت مکانیزه
- افزایش بلوغ فرایندی و سیستمی در سازمان جهت تهیه راهکارهای ERP
- الکترونیکی شدن تمام فرم ها و گردش کارهای ساده و پیچیده سازمان