حالا این سوال پیش می آید تفاوت نامه با فرم در چیست؟ و معنی فرآیند به چه چیزی اشاره دارد؟
• نامه: ماهیتی غیراستاندارد با قابلیتی بسیار اندک در کنترل و پردازش است. نامه ها محتاج به عامل انسانی برای ادامه گردش خود هستند.
• فُرم: ماهیتی استاندارد با امکاناتی بسیار بالا برای کنترل، پردازش و گزارش گیری است. فرم ها با توجه به هوشمندی ابزار BPMS بطور خودکار پس از تکمیل، به گردش خود ادامه می دهند.
• فرآیند: به گردش کامل یک کار «مثلاً خرید مواد اولیه، تولید محصول، پرداخت حقوق و…» از نقطهء شروع تا پایان آن اشاره دارد.
همین نکتهء ساده به ما گوشزد می کند بحث خودکارسازی سازمان ها از طریق اتوماسیون اداری یک امر غیرممکن است. در این مرحله مهمترین سوال مدیران درباره مفهوم واقعی مکانیزاسیون شکل می گیرد:
• مکانیزاسیون: ناظر بر گردش خودکار و هوشمند فرآیندهای سازمانی از طریق فرم ها می باشد. یعنی اولاً فرآیندها مرحله به مرحله توسط سیستم جلو برود«خودکار است». ثانیاً جایی که فرآیند دچار مشکل می شود توانایی تصمیم گیری و حل مسئله را دارا باشد «هوشمند است». ثالثاً باید دارای بخش هایی باشد که فرآیند توسط عامل انسانی تکمیل می گردد «فُرم دارد».
از مجموع تعاریف بالا به تفاوت بنیادین اتوماسیون های اداری با BPMSها پی می بریم. برخی از این تفاوت ها شامل :
1. اتوماسیون های اداری مانند BPMSها نمی تواند مانع از انجام کارهای تکراری توسط پرسنل گردد.
2. نسبت گردش کارهای سازمان توسط اتوماسیون اداری بسیار کندتر از BPMSها می باشد.
3. BPMSها برخلاف اتوماسیون های اداری قابلیت دریافت اطلاعات، تحلیل و مدیریت بر نرم افزارهای سازمان را دارد.
4. ارزش افزودهء اقتصادی حاصل از BPMS ده ها برابر یک اتوماسیون اداری است.
5. BPMS قادر به تولید هر نرم افزاری از جمله اتوماسیون اداری را دارد.
6. ابزار گزارش گیری اتوماسیون اداری در مقابل تکنولوژی های پیشرفته BPMS مانند Heatmap که قابلیت تشخیص گلوگاه های مشکل ساز سیستم را دارد قابل قیاس نیست.
7. و…